De tijd dat systemen en bestanden alleen vanaf kantoor bereikt konden worden, is allang verleden tijd. Medewerkers zijn mobieler geworden en willen overal aan de slag kunnen. Sociale media zijn onderdeel van de werkdag geworden en regelmatig maken werknemers thuis gebruik van clouddiensten zoals Dropbox. Dat werkt zo eenvoudig, dat ze daar zakelijk ook mee willen werken.
Een account is eenvoudig aangemaakt en het delen van bestanden met collega’s gaat makkelijk en snel. Ideaal voor dat ene project. Maar dat ene project stopt een keer. Dus worden er bestanden en data van een ander project aan toegevoegd. Nieuwe gebruikers komen erbij en oude accounts blijven aangesloten, maar worden niet meer gebruikt.
Voor je het weet kan iedereen overal bij en heb je een wildgroei aan verschillende diensten.
Hoe veilig kun je dan nog werken? Misschien nóg wel belangrijker: Weet je eigenlijk nog wel waar alle data is gebleven?
Voordelen
Clouddiensten hebben veel voordelen. De grootste daarvan is dat ze heel flexibel inzetbaar zijn, eenvoudig schaalbaar - waardoor je snel accounts kunt toevoegen - en door de simpele manier van aanmaken en instellen, kunnen ze snel worden ingezet. Vaak zijn de instappakketten ook nog eens gratis.
Nadelen
Datzelfde grote voordeel van clouddiensten is gelijk ook het grote nadeel. Omdat ze zo flexibel zijn, kan iedereen ze aanmaken. Daardoor kan er eenvoudig een wildgroei aan diensten ontstaan en weet eigenlijk niemand meer wat waar staat. Wie is er dan verantwoordelijk?
Mochten er problemen met zo’n clouddienst ontstaan, dan moet je maar afwachten of die snel kunnen worden opgelost. Als bedrijf kun je dan nog zo’n goede systeembeheerder hebben, ook die is afhankelijk van de support van de dienst. En vergeet niet; gratis bestaat niet. Bij gratis diensten zijn wij de gebruikers van het product, daarnaast zit aan een gratis pakket ook een limiet. De kosten kunnen flink stijgen als je naar betaalde versies moet overstappen. Een eigen dienst op een lokale of virtuele server kan dan toch voordeliger zijn.
Maak beleid
Vaak hebben bedrijven geen beleid als het gaat om het gebruik van dit soort clouddiensten. Als bedrijf ben je verantwoordelijk voor je data en bestanden, klantgegevens en de beveiliging ervan. Als je niet weet waar alle data is, wordt dat heel lastig.
Regel wie er verantwoordelijk is voor alle diensten. Mag elke werknemer dat zijn, of laat je het over aan de systeembeheerder, die vaak meer kennis van zaken heeft.
Vergeet ook niet om een kostenberekening per gebruiker te maken. Een clouddienst mag dan in eerste instantie goedkoper lijken, zonder een goede berekening is dat giswerk.
Ieder bedrijf werkt anders. Voor de één is een clouddienst de oplossing, voor de ander is een eigen systeem beter. Welke keuze dat ook is, zorg voor een duidelijk beleid, waarin ook verantwoordelijkheid en veiligheid helder omschreven staan. Dan weet je in ieder geval altijd waar je data staat.